بريدك مزدحم والرسائل المهمة تضيع؟.. 4 تغييرات تجعل «جيميل» يرتبها عنك

عمرو النادي

تفتح «جيميل» للرد على رسالة عمل، فتجد نفسك تحذف عروض التسوق وتبحث بين الإشعارات والفواتير، ثم تغلق البريد دون إنجاز ما دخلت من أجله. المشكلة قد لا تكون في كثرة الرسائل وحدها، بل في تركها تتجمع دون قواعد تحدد ما يستحق الظهور أمامك وما يمكن الاحتفاظ به للرجوع إليه لاحقًا.

وبحسب تجربة نشرها موقع «أندرويد بوليس»، استطاع الكاتب تقليل الفرز اليدوي لبريده بالاعتماد على أربعة عناصر: تغيير طريقة عرض الوارد، وإنشاء تصنيفات واضحة، وتفعيل الفلاتر، وربط الحساب بمساعد «جيميني» للوصول إلى المعلومات بسرعة. وهي تجربة لتنظيم أدوات موجودة بالفعل، وليست تحديثًا جديدًا يغير «جيميل» للجميع.

الرسالة الأحدث ليست دائمًا الأهم

كانت الخطوة الأولى الانتقال من العرض الافتراضي إلى «البريد الهام» أو Priority Inbox، الذي يقسم الوارد إلى أقسام، مثل الرسائل المهمة غير المقروءة، والرسائل المميزة بنجمة، وبقية البريد.

وتساعد هذه الطريقة على رؤية المحادثات التي تحتاج إلى متابعة، بدلًا من البحث عنها وسط قائمة طويلة. كما يمكن تخصيص الأقسام وإظهار تصنيف معين داخلها.

ولتجربتها على الكمبيوتر، افتح «جيميل»، واضغط على الإعدادات، ثم اختر «Priority Inbox» من قائمة «نوع البريد الوارد».

ولا يلزم اعتماد هذا الشكل إذا لم يناسب طبيعة العمل؛ فهناك بدائل تعرض غير المقروء أولًا أو الرسائل المميزة بنجمة أولًا. المهم أن يعكس ترتيب البريد ما تحتاج إلى متابعته، بدلًا من الاستمرار مع الإعداد الافتراضي لمجرد الاعتياد عليه.

أسماء واضحةاسأل «جيميني» بدلًا من فتح عشرات الرسائل

أضاف الكاتب خطوة أخرى بربط بريده بـ«جيميني»، ليستخرج معلومات مثل موعد سداد فاتورة، أو يلخص محادثة طويلة، ثم يستخدم المعلومات في تذكير عبر «Google Tasks» أو ملاحظة داخل «Google Keep».

وتوضح جوجل أن التطبيقات المتصلة تتيح البحث والتلخيص وتنفيذ مهام بحسب الخدمات المفعلة والصلاحيات المتاحة. ويمكن إدارة الربط أو إلغائه من إعدادات «التطبيقات المتصلة» داخل جيميني.

ومن الطلبات العملية: «لخّص آخر مراسلات المشروع وحدد ما ينتظر ردي»، بدلًا من الاكتفاء بطلب عام مثل «راجع بريدي». وكلما كان الطلب محددًا، أصبح أسهل في المراجعة والمقارنة بالرسائل الأصلية.

وتختلف إتاحة التكاملات بحسب نوع الحساب والجهاز واللغة والمنطقة، وقد تخضع حسابات العمل لإعدادات المؤسسة. لذلك لا ينبغي افتراض أن كل وظيفة ظهرت في تجربة الكاتب ستتوفر بالشكل نفسه لجميع المستخدمين.

ابدأ من الكمبيوتر واستفد أثناء يومك

الأفضل تجهيز التصنيفات والفلاتر من نسخة «جيميل» على الكمبيوتر، حيث تتوافر أدوات إعدادها وإدارتها بوضوح، ثم متابعة البريد من الهاتف

أسماء واضحة بدلًا من البحث كل مرة

اعتمد صاحب التجربة تصنيفات للعمل والشؤون الشخصية والماليات والإيصالات والنشرات البريدية، وأضاف تصنيفات فرعية للمشروعات والجهات التي يتعامل معها، مع ألوان تسهّل تمييزها.

ويمكن تطبيق الفكرة بحسب احتياجات المستخدم: تصنيف للمراسلات التي تنتظر ردًا، وآخر للفواتير، وثالث لكل مشروع نشط، دون بناء قائمة معقدة يصعب استخدامها.

ولإنشاء تصنيف من الكمبيوتر، اضغط على علامة الإضافة بجوار «التصنيفات» في القائمة الجانبية، واكتب الاسم. ويمكن وضعه تحت تصنيف رئيسي، ثم اختيار لون له من القائمة المجاورة لاسمه.

وتختلف التصنيفات عن المجلدات التقليدية؛ إذ يمكن أن تحمل الرسالة أكثر من تصنيف. أما حذف الرسالة نفسها فيزيلها من الوارد ومن جميع التصنيفات المرتبطة بها،

الفلاتر تتولى العمل المتكرر

إنشاء التصنيفات لا يحل المشكلة بالكامل إذا كنت ستضع كل رسالة في مكانها يدويًا. وهنا تأتي الفلاتر، وهي قواعد تطبق إجراءً محددًا عند وصول رسالة تستوفي شروطًا تختارها.

فمثلًا، يمكن وضع رسائل منصة عمل تحت تصنيف المشروع، وتمييز مراسلات جهة معينة بنجمة، أو أرشفة نشرة دورية مع الاحتفاظ بها تحت تصنيفها. والأرشفة تزيل الرسالة من الوارد دون حذفها، لتظل قابلة للبحث والرجوع إليها.

ولإنشاء فلتر، افتح «جيميل» على الكمبيوتر، ثم خيارات البحث المتقدم بجوار شريط البحث. حدد المرسل أو كلمات الموضوع أو الشروط المطلوبة، واختبر نتائج البحث، ثم اضغط «إنشاء فلتر» واختر الإجراء.

ويمكن تعديل هذه القواعد أو حذفها لاحقًا من «عرض جميع الإعدادات»، ثم «الفلاتر والعناوين المحظورة».

وتسمح الفلاتر أيضًا بإعادة توجيه رسائل محددة تلقائيًا؛ وقد استخدم الكاتب ذلك لإرسال مستندات مالية إلى محاسبه. لكن هذا الإجراء يحتاج إلى شروط دقيقة حتى لا يشمل مراسلات أخرى، كما أن فلتر إعادة التوجيه يسري على الرسائل الجديدة فقط.ولا يحتاج تحسين الوارد إلى تشغيل كل الخيارات دفعة واحدة. يمكن البدء بتصنيفات قليلة وقاعدتين للرسائل المتكررة، ثم تعديل النظام وفق ما يصل فعلًا. فالهدف أن يقل الوقت الذي تقضيه في ترتيب البريد، وتصبح الرسالة التي تحتاج إلى قرار أو رد أسهل في الوصول. «

 «